Чек-лист координатора
Как ничего не забыть, не потратить силы зря и организовать классный public talk, мини-конференцию, кинопоказ или лекторий?
Материал основан на памятке по координации неформальных образовательных событий, которой больше всего пользовались в 2018 году эти классные ребята.
Аня
Лера
Ваня
Маша
Виталик
Ася
Вы уже продумали и анонсировали встречу, а потенциальные участники зарегистрировались на неё. Что вам нужно сделать за несколько дней до, накануне, в сам день, во время и после?
Мы стараемся делать события доступными и простыми. Минимизировать оборудование и привлекать участников к организации. Это важно обозначить в самом начале взаимодействия со всеми, но будет видно на каждом этапе.
Курсивом написали необязательные для простого public talk задачи.
Если вы координируете событие впервые или давно этим не занимались, раскрывайте пояснения пунктов. Они быстро запомнятся, и потом пригодятся только названия для проверки себя.
Чем располагает координатор, когда событие попадает к нему в руки?
  • контактом спикера и его озвученные пожелания и ограничения;
  • контактом площадки и их озвученные пожелания и ограничения;
  • редакционным доступом к форме регистрации;
  • правами администратора в социальных сетях;
  • редакционным доступом к бланкам обратной связи;
  • ссылкой на чат фотографов;
  • информацией о схеме распределения прибыли;
  • редакционным доступом к координационным таблицам для отчётности;
  • логином и паролем сервиса sms-рассылок.

Идеально, если событие инициирует и координирует один человек, но это не всегда получается.
заранее
Познакомиться и обменяться информацией со спикером
Написать спикеру:
  • Если не вы инициировали событие, то представиться координатором и указать, как с вами можно связаться оперативно: по телефону, через TG, VK, FB.
  • Рассказать, как идёт регистрация сейчас, какие вопросы уже задают и сколько людей могут прийти. У нас это 40-90% от зарегистрировавшихся.
  • Поделиться памяткой для подготовки выступлений. Спросить, есть ли сейчас вопросы.
  • Спросить, что минимально нужно из оборудования на месте и какая помощь понадобится, связанная с форматом выступления. К примеру, провести знакомство или следить за временем.
  • Уточнить, не против ли он видео- и фотосъёмки, конспектирования и освещения журналистами, если такие будут.
  • Попросить телефон или другой способ оперативной связи.

Для мини-конференций или лекториев мы иногда готовим памятки для спикеров и стараемся пользоваться единым способом оперативной связи, например, по телефону.
Примеры памяток: «Как родиться человеком и не облажаться?», «Интеллигентный лекторий», языковой пикник
Познакомиться и обменяться информацией с площадкой
Написать площадке:
  • Если не вы договаривались с площадкой, то представиться координатором и указать, как с вами можно связаться оперативно: по телефону, через TG, VK, FB.
  • Уточнить, кто именно будет на месте до события и попросить его телефон или другой способ оперативной связи.
  • Узнать, что есть из нужного оборудования.
    Это зависит от события и может быть: проектор, переходник, компьютер, колонки, доска и маркеры или мел, бумага для письма, ручки принтер для бланков обратной связи, посуда для напитков и еды или даже готовки.
  • Спросить о навигации и правилах: «Что важно знать гостям?»
    • Если это бар, кафе или дружественный магазин, спросить, о каких возможностях стоит упомянуть заранее: поужинать, выпить вина, купить благотворительный сувенир.
    • Оценить объём подготовки к событию и определиться, за сколько вам стоит быть на площадке.
    Обновить форму регистрации
    Мы пользуемся Timepad для регистрации на основные события.
    При регистрации участники заполняют анкету.

    Проверьте, что в ней есть пункт «Я могу:» и перечислены все опции, чтобы облегчить вашу жизнь: принести что-то из недостающего оборудования или помочь с его настройкой — и опции, которые помогут осветить событие для всех, кто не пришёл: транслировать, снять фото или видео, написать конспект или заметку в блог.
      Обновить автоматические ответы и рассылки
      В Timepad есть раздел «Тексты писем и оповещений». Стоит настроить их так, чтобы минимизировать вопросы участников координатору.

      Текст страницы после закрытия регистрации. Если событию грозит полная регистрация с учётом 40-90% (в среднем, 50%) явки, укажите в форме:
      • почему регистрация закрыта: «В баре всего 30 мест»;
      • будет ли и где будет трансляция или видеозапись и что нужно сделать, чтобы была: «Мы пока не нашли никого с камерой, поэтому если вы можете записать встречу, напишите Лере», или «Трансляция будет у нас в ВК, а донейшн за неё отправляйте на Яндекс»;
      • будет ли повтор встречи или похожие встречи, и как не пропустить их анонс: «Подпишитесь, отметив тему «смерть», и мы будем присылать новые даты».
      Текст экрана подтверждения регистрации, письмо подтверждения регистрации участник получает мгновенно, как только зарегистрируется. Письмо напоминания о событии придёт всем в случайное время за сутки.
      Добавьте в эти три формы самую важную информацию, которой нет в анонсе:
      • Как добраться до места и найти площадку внутри здания?
      • Как связаться с вами, если возник вопрос?
      • Что нужно взять с собой?
      • Как можно заплатить за событие?
      • Какие правила события стоит иметь в виду?
      • Как отменить регистрацию? Какая политика возврата денег, если была предоплата?
      Воспользуйтесь шаблонами.
        Обновить социальные сети события
        • Если у события есть встреча ВК, FB или лендинг, написать о себе в разделе контактов. Желательно с номером телефона.
        • Написать пост с той же информацией, что и в письме напоминания о событии. Если вы планируете ещё несколько постов в той же встрече, поставьте таймер на день или два до события.
        Воспользуйтесь шаблонами.
        Найти помощников и недостающее оборудование
        Если на площадке чего-то не хватает, попробуйте минимизировать потребности спикера.
        • Если нет проектора, встречу на 15 человек можно провести за большим столом и показать то, что нужно, с компьютера. Можно создать альбом в ВК и разместить в нём слайды, а ссылку дать участникам для просмотра с телефонов. Можно распечатать слайды на черновиках и передавать или сделать несколько копий.
        • Если нет флипчарта или доски, возьмите ватман, скотч и маркеры.

        Отслеживайте, что пишут участники при регистрации, и уточняйте об опыте для сложных задач: «Вы раньше что-нибудь транслировали в соцсети?».

        Если вы хотите фотоотчёт, отправьте запрос фотографам, с которыми раньше работали.
        У «Травы» есть чат фотоволонтёров.
        Отвечать на вопросы потенциальных участников
        Вопросы могут быть в разных местах. Проверяйте их время от времени:
        • социальные сети события;
        • социальные сети «Травы» (или вашего проекта);
        • письма через Timepad или другую форму регистрации.
        Чтобы сэкономить время, публикуйте ответы на вопросы, которые могут пригодиться другим участникам, в социальных сетях события. Обновляйте лендинг или форму регистрации. Создавайте F.A.Q., если вопросов много.
        сутки до события
        Напомнить о событии спикеру и передать информацию об участниках
        • Рассказать, как сейчас идёт регистрация, и если в анкете были вопросы, формирующие представление об участниках и их запросы, передать информацию спикеру.
        • Рассказать итоговую ситуацию с оборудованием.
        • Напомнить, чтобы тот заранее посмотрел локацию и пришел за 20-30 минут до начала, особенно если нужно настроить оборудование.
        Напомнить о событии площадке
        Сообщить итоговое примерное число гостей и ситуацию с оборудованием.
        Подготовить бланки обратной связи или настроить электронную форму
        Если событие со свободной ценой, отредактируйте и распечатайте бланк для выдачи на входе: обычное событие, Death Cafe.
        В форму обратной связи можно включить вопросы, что было бы ещё интересно узнать участникам, или целый опрос для определения образовательного эффекта: «Сам себе барахольщик», «Столетний человек».

        Мы стараемся печатать на черновиках, а потом оцифровывать результаты и сдавать макулатуру в переработку. Если принтера нет, выведите на экран слайд с вопросами и раздайте любые листки.

        Если нет необходимости собирать оплату с помощью конвертов, выведите на экран цифровую форму обратной связи:
        можно оставить отзыв тут: bit.ly/trava_feedback
        можно предлагать идеи тут: bit.ly/trava_ideas

        Напомнить о событии участникам
        Timepad автоматически отправляет напоминания в течение дня за сутки до события. Если вы не успели их отредактировать, можно разослать ту же информацию или новую при необходимость через раздел внутри события «Действия» — «Создать рассылку». Воспользуйтесь кнопкой «Убрать форматирование», чтобы все рассылки выглядели единообразно.

        SMS-напоминания участникам мы обычно отправляем с 10:00 до 12:00, если событие вечером. Если утром, можно отправить с вечера.
        По времени могут быть разные мнения. Номера телефонов мы собираем не всегда: на усмотрение инициатора или координатора, при сложной локации, при риске отмены.
        «Управление событием» — «Участники» — «Экспорт» — «Список участников в Excel» — получаем таблицу и копируем столбец с номерами телефонов.
        Мы пользуемся сервисом ePochta.
        В тексте должны быть: тема, адрес, время (за 15 минут до старта), ваш телефон, что взять с собой — лучше уложиться в одну sms.

        Если вы регистрировали участников через форму Google и их меньше 500, сделайте рассылку со своего почтового ящика.

        Если у серии событий есть чат, отправьте напоминание в него.
          Составить список, что взять из дома и что купить
          Лучше всего обойтись тем, что есть, или попросить участников в рассылке принести необходимые вещи с собой.
          Составить маршрут на день события
          • Если вам нужно заехать в несколько мест, спланируйте всё заранее.
          • Если вы ни разу не были на площадке, заложите 15 дополнительных минут на поиски.
          Связаться с теми, кто хочет освещать или записывать событие
          Если в анкете регистрации был запрос на освещение или запись события, напишите всем, кто на него откликнулся.

          Фотографам:
          • Подскажите, если знаете, какой будет свет и рассадка и что будут делать участники, кроме того чтобы слушать спикера.
          • Предупредите об ограничениях. Возможно, кто-то из участников будет против фотосъёмки, и точно не стоит снимать до того, как координатор предупредит об этом вслух. Возможно, атмосфера потребует тишины и нужно будет минимизировать звук от работы.
          • Попросите после события выбрать до 30 фотографий для веба и прислать материал в течение 48 часов после съёмки ссылкой на Google-диск или Яндекс.Диск.
          • Узнайте, как подписать снимки, и попросите отказаться от вотермарок. С ними фотографии реже хочется использовать для анонса или публикаций о событии, а подписывать мы обязуемся каждую.
          Видеографам:
          • Подскажите, какой будет свет, где и как будет находиться спикер и сколько времени кто будет говорить.
          • Предупредите, что возможно, кто-то из участников будет против видеосъёмки, и точно не стоит снимать и записывать звук никого кроме спикера, пока координатор не предупредит о съёмке вслух.
          • Обсудите, за сколько до начала будет удобно прийти и настроиться, и что понадобится на месте. Например, удлинитель для замены аккумуляторов.
          • Договоритесь о минимизации монтажа и сроках.
          • Попросите залить видео на свой Youtube-канал и прислать ссылку, а если такого нет, то можно на наш.
          • Узнайте, как подписать видео.
          Всем, кто пишет конспект:
          • Создайте групповой Google-документ и скинуть на.него ссылку.
          • Попросите на месте договориться между собой, как разделить работу, и прислать результат в том же документе.
          Тем, кто хочет транслировать:
          • Попросите протестировать изображение и звук дома, если раньше не было опыта, и проверить наличие памяти на устройстве.
          • Попросите в день события зарядить оборудование и прийти заранее.
          • Дайте доступы, если знакомы с человеком лично.
          до выхода из дома
          Собрать вещи по списку
          Всё, что вам понадобится и чего нет на площадке и не принесут участники:
          • техника для съёмки, презентации, усиления голоса;
          • ватман и маркеры, мел для доски;
          • бланки обратной связи и ручки;
          • белый строительный скотч и маркер для бейджей;
          • вода и многоразовые пластмассовые стаканы;
          • запасные пледы, если мы на улице;
          • посуда и оборудование для готовки.
          Зарядить телефон
          Чтобы участники и спикер могли с вами созвониться или чтобы транслировать событие.
          Убедиться, что спикер будет вовремя
          Если площадка сложная или в городе пробки, стоит заранее позвонить спикеру и обсудить, нет ли проблем с дорогой.
          до начала
          Подготовить пространство
          Во сколько нужно быть на площадке, координатор определяет сам. Главное успеть:
          • подготовить навигацию, чтобы можно было легко найти вход, если её нет;
          • подготовить указатели на площадке, если не очевидно, где: гардероб, туалет, вода и зал события, место для курения и пожарные выходы;
          • настроить оборудование;
          • подготовить место со скотчем для бейджей, с бланками обратной связи, ручками и коробкой, куда можно сложить конверт или оплату;
          • придумать место для еды, если событие от 3 часов и участники что-то принесут с собой;
          • навести чистоту в зале и расставить стулья из расчета 40% от регистрации, убрать лишние стулья, но поставить запасные где-то недалеко, чтобы можно было доставить;
          • если вы в парке, найти место потише и на солнце, если не жарко, убраться и расстелить пару пледов.
          Идеально, если можно поставить стулья по кругу и всем друг друга видеть или сесть за большим столом.
          Подготовить спикера
          • Придумать место и поставить туда стул или столик.
          • Настроить презентацию, если она есть, а если показываем видео, скачать их заранее.
          • Позаботиться о воде.
          Подготовить оборудование для трансляции или видеозаписи
          Настроить своё или помочь настроиться тому, кто вызвался помочь. Найти розетку для подзарядки.
          Встречать участников
          • Сверяться со списком регистрации имеет смысл, если была предоплата.
          • Помочь сориентироваться в пространстве и выбрать место. Можно рассказать про площадку, если осталось время до начала, или привлечь в подготовке пространства.
          Открыть встречу и сообщить организационные моменты
          Участники могут опаздывать, но обычно мы ждём от 5 до 15 минут.
          • Озвучьте, на сколько рассчитана встреча по времени и будут ли перерывы, как можно оплатить участие тем, кто не успеет, где туалет и вода. Призовите самостоятельно открывать окно, если жарко, и наоборот, и сообщать, если им плохо слышно или видно.
          • Расскажите два слова о «Траве» или вашей серии и о площадке.
          • Если на встрече есть фотографы, видеографы или журналисты, а предупредите, чтобы к вам любым способом обратились участники, которым важно не попасть на снимки, записи или репортажи.
          • Расскажите о правилах встречи и организуйте знакомство и сбор ожиданий или передайте это спикеру.
            во время события
            Следить за комфортом
            • Если рядом с залом шумят, закройте дверь или попросите быть потише.
            • Если стало душно, откройте окна, а во время перерыва устройте сквозняк.
            • Если у спикера закончилась вода, налейте ещё
            Встречать опаздывающих
            Будьте на связи, чтобы с вами могли связаться те, кто потерялся.

            Объясните всем, кто пришёл позже, важную организационную информацию: правила встречи, длительность и перерывы, вода и туалет, оплата и обратная связь.

            Можно установить правила встречи о максимальном времени опоздания, но об этом нужно сообщить заранее.
            Модерировать
            Спикер может сам попросить помочь вести дискуссию или вмешайтесь, когда заметите необходимость. Например, предложите высказываться по руке, если заговорили сразу несколько человек. Или говорить о себе и за себя, если не хотите демагогии.
            Модерация встреч достойна отдельного лонга в будущем.
            Рассказывать о событии в социальных сетях
            Транслируйте видео или включения в VK, FB, IG, смотря куда удобней и уместней, если вы заранее предупредили об этом спикера и участников.

            Мы просим опубликовать одну фотографию или серию фотографий одним постом в наш Instagram и написать: либо пару тезисов, либо пару советов от спикера, либо какие-то мысли, которые пришли в голову во время встречи. Здорово отметить IG площадки, спикера и его проекта.

            Можно представиться и опубликовать серию Stories с видео, фото, кусочками конспекта, тезисами.
            в конце события
            Собрать обратную связь и деньги
            Способ и степень оплаты в случае фиксированной цены участия оставляем на усмотрение координатора. Как и принятие решений о том, кого из своих друзей и друзей спикера можно пригласить бесплатно, кроме списка тех, кто всегда может не платить.

            Если событие за свободную цену и с бланками, напомните про них в конце и расскажите, где оставлять заполненные. Сообщите, что можно оплатить онлайн по реквизитам из бланка или на вашу личную карточку.
            Убраться на площадке вместе с участниками
            Оставить место таким, какое оно было, или чуть лучше.
            Рассчитаться со спикером и запросить обратную связь
            Можно это сделать потом, если ожидается много онлайн-платежей.
            Обменяться информацией с теми, кто снимал или конспектировал
            Договориться с фотографами, видеографами, журналистами и составителями конспектов, как и когда они смогут прислать материалы.
            после события
            Рассчитаться со всеми
            В каждой серии сейчас свой порядок расчетов.
            В рядовых событиях 50% отдаём гидам или спикерам, до 25% — за координацию, до 10% — за курирование, до 15% — за анонсирование.

            • Посчитать затраты: скотч, маркер, sms-рассылка.
            • Посчитать выручку: наличные на месте, онлайн на все карточки, Timepad минус 10% комиссии.
            • Посчитать прибыль, разделить её между всеми, кто причастен к организации, собрать реквизиты и перевести деньги.
            Подвести итоги и поделиться с сообществом
            • Заполнить табличку в листе «Координация», включая личный комментарий в любом объеме. Как прошло по вашему личному мнению, как люди реагировали, как вам площадка, что бы вы посоветовали спикеру и вообще поменяли или дополнили? Какие были сложности? Что пишут в обратной связи?
            • Продублируйте комментарий в общий чат с тегом #report.
            Читайте, как устроена организация нашего сообщества.

            • Если участники оставляли e-mail для рассылок, добавьте их в подписки.
            Обновить информацию про серию событий
            Если событие относится к серии и будет продолжение: обновить дату встречи в ВК на дату следующего события, актуализировать информацию в статусе встречи и в лендинге, если он есть.
            Отправить участникам материалы по событию
            Сделать рассылку со ссылками, презентацией, видео, анонсами на будущее через Timepad и написать пост, если у события есть встреча в социальных сетях.
            Опубликовать материалы для тех, кто не был на событии
            Фотографии и видеозапись мы размещаем на страничке «Травы» — по образцу предыдущих материалов. Обязательно указывайте фотографа под каждым снимком.

            Если у вас есть видео, чей-нибудь конспект встречи, презентация спикера слишком хороша или есть свой дельный комментарий — можно сделать пост в отложенные «Травы», а редактор его опубликует.
            письма участникам
            что делать, если
            Собрали странные случаи, которые происходили с нами или могут произойти, и мнения, как на них реагировать. Дополняйте, если есть идеи получше.
            Вас выгоняют
            Пришёл центр Э
            Пришла полиция
            Пришли провокаторы
            Участник скандалит
            Спикер нервничает
            (спросить Ваню, Глеба, Иру «что делать, если»)

            кинопоказ/лекторий на фестивале

            вопросы:
            — когда кидать sms? (имхо не поздно, но посмотрим у кого какие мнения)

            — как бы наладить оперативную обр связь с участниками у которых есть вопросы и не упороться координатору?
            Этот чек-лист сделан на Tilda. Если ваш сайт тоже, не тратьте время на вёрстку, а попросите у нас копию страницы.